Переход отелей на онлайн кассы: процедура, угрозы и преимущества. Часть 2.

Расходы на замену или модернизацию старого оборудования.

Стоимость нового кассового аппарата от 15 до 50 тыс.рублей. Для тех, кто использует POS-терминалы, стоимость может оказаться выше, поскольку такие терминалы стоят дороже.

Если старую технику можно модернизировать, это обойдется в 10 тыс. рублей за место. Однако на модернизацию отдельных моделей может уйти столько же, сколько на покупку нового оборудования, поэтому целесообразнее будет его просто заменить. Если отельер использовал специальное программное обеспечение для гостиниц, необходимо уточнить у своего оператора, будет ли оно обновляться под новые требования. Если нет – придется искать нового разработчика. А это время на выбор подходящей системы, ее наладку и тестирование. Стоимость программного обеспечения для одного кассового места у разных разработчиков начинается от 7 тыс. рублей.

Расходы на фискальный накопитель относятся к постоянным, так как его нужно регулярно менять, и составят около 6 тыс. рублей: для ОСНО – в год, для упрощенки, ЕНВД или патента – в три года.Индивидуальные предприниматели смогут компенсировать из бюджета 18 тыс. рублей на покрытие этих расходов.

Услуги оператора фискальных данных.

Поскольку по закону весь поток информации от онлайн-кассы отельера до налоговой должен проходить через оператора фискальных данных, отвечающего за обработку, с ним нужно заключать отдельный договор. Из минусов – таких операторов мало, и каждый устанавливает свою цену - в среднем, около 3 тыс. рублей в год за одну ККТ. Процесс обработки и перевода данных еще не отлажен, поэтому в первое время операторы будут перегружены – а это может сорвать работу отеля.

Расходы на мобильную связь.

С появлением требования предоставлять электронный чек у отельера появится дополнительная статья расхода на мобильную связь. Если гость оставил номер телефона, а не почтовый адрес, ему необходимо отправить ММS с чеком.

Как новые правила повлияют на документооборот.

Нововведения в 54-ФЗ существенно упростят первичный учет кассовых операций. Например, формы КМ-1 – КМ-9, которые бухгалтеру приходилось вести раньше – отменяются. Однако требования к содержанию самого кассового чека повысились. На новом чеке помимо основных реквизитов отельера будет:

форма налоговой системы;
признак расчета – продажа/возврат;
форма расчета – наличный или безналичный;
заводской номер фискального накопителя;
порядковый номер чека;
номер, присваиваемый чеку фискальным накопителем;
номер, присваиваемый чеку ОФД;
дата, время и место платежа;
регистрационный номер ККТ;
номенклатура услуг;
стоимость, в том числе скидки и бонусы;
ставка и сумма НДС для каждого вида услуг;
название ОФД и ссылка на сайт;
QR-код с проверочной информацией.

Чек без какого-либо из этих реквизитов могут признать недействительным.

Со сложностями столкнутся те, кто раньше использовал БСО при расчетах с гостями. До 1 июля 2018 года им можно работать по старой схеме. Но после вступления поправок в силу, БСО фактически приравняют к кассовому чеку – значит, нужно приобретать специальную автоматизированную систему для БСО, но о ней пока мало что известно. Точно так же, как для кассового аппарата, потребуется фискальный накопитель, интернет для отправки данных в налоговую – то есть БСО будет работать на тех же условиях, что и онлайн-касса.

Расчеты с покупателями: выгоды и недостатки нововведений.

В наличных и безналичных взаиморасчетах с гостями непосредственно в отеле изменится немногое. Основное – если гость оставил адрес электронной почты или телефон, нужно отправить ему электронную версию чека или БСО. Это не потребует больших трудозатрат, зато расширит клиентскую базу и повысит лояльность клиентов. Например, если гость командировочный, чек можно отправлять сразу работодателю. Кроме того, гость сможет без труда проверить чек на сайте налоговой или оператора фискальной связи (его реквизиты будут на самом чеке), сопоставить со счетом, поскольку теперь на чеке или БСО будет полная информация об услугах, которые он получил.

Из сложностей, которые появятся с введением онлайн-кассы – обязательное оформление чека при онлайн-бронировании или внесении предоплаты за номер, а также при оплате услуг через электронные кошельки – процедура нечастая, но встречающаяся. Появление на чеке дополнительных реквизитов снизит оперативность оформления расчетов.

Подводим итоги.

Введение поправок в 54-ФЗ позволит крупным отельерам:

собрать больше данных о своих клиентах;
упразднить существенную часть бумажной работы в учете;
повысить контроль за кассовыми операциями.

Однако появление в цепочке управления денежными средствами оператора фискальных данных и интернет-провайдеров повышает риск срывов в работе и вероятность возникновения убытков (штрафов, потери выручки из-за блокировки кассы по независящим от отельера причинам). Сложнее всего придется мини-гостиницам и хостелам, особенно из дальних регионов. Им нужно вводить новые бизнес-процессы, расширять бюджет расходов, а риски непредвиденных обстоятельств в разы выше, чем у крупных отельеров. Чтобы не оказаться застигнутыми врасплох в разгар сезона, всем отельерам стоит подготовиться заранее: